Seit dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft empfangen können. Das ist keine Übergangsregelung und keine Empfehlung: Wer es nicht kann, ist bereits jetzt nicht compliant. Die Pflicht zum Versand greift gestaffelt nach Umsatz ab 2027 und 2028.
Der häufigste Irrtum in dieser Sache ist die Annahme, ein PDF per E-Mail sei eine E-Rechnung. Ist es nicht. Gemeint ist ein strukturierter Datensatz, den eine Maschine auslesen kann, konkret XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (ein PDF mit eingebettetem XML). Wir haben geprüft, welche Programme das beherrschen, und zwar getrennt nach Empfang und Versand.
Worauf Sie bei Buchhaltungssoftware achten sollten
Fangen Sie bei der GoBD an. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern verlangen, dass Buchungen unveränderbar, nachvollziehbar, vollständig und zehn Jahre lang lesbar bleiben. Anbieter werben mit GoBD-Testaten von Prüfungshäusern, ein Testat ist eine deutlich stärkere Aussage als die Selbstauskunft „GoBD-konform“, und die beiden sollten Sie nicht verwechseln.
Der zweite Punkt ist DATEV. Für einen großen Teil des Mittelstands entscheidet nicht das Unternehmen, sondern die Steuerkanzlei: Wenn die Kanzlei DATEV verlangt, ist die Frage nach der Schnittstelle wichtiger als jede Funktionsliste. Prüfen Sie außerdem, ob es sich um eine echte Schnittstelle oder nur um einen Dateiexport handelt.
Drittens die E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen strukturierte Rechnungen im inländischen B2B empfangen können; die Pflicht zum Versand greift je nach Umsatz gestaffelt ab 2027 und 2028. Empfang und Versand sind getrennte Fähigkeiten, und viele Produkte können das eine und nicht das andere.
Und viertens die Frage, ob Sie eine EÜR oder eine Bilanz brauchen. Freiberufler und kleine Gewerbetreibende rechnen mit der Einnahmenüberschussrechnung ab, eine GmbH braucht doppelte Buchführung. Ein Produkt, das nur EÜR kann, scheidet für eine GmbH aus, unabhängig davon, wie gut es sonst ist.
Wie wir geprüft haben
Bewertet wurde an dem, was in einem deutschen Unternehmen tatsächlich über die Eignung entscheidet: der vom Anbieter veröffentlichte Preis in Euro (netto, zzgl. 19 % MwSt.), die Abdeckung der gesetzlichen Pflichten. GoBD, Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER, E-Rechnung nach XRechnung und ZUGFeRD, im Lohnbereich DEÜV und eAU, die Anbindung an DATEV, die Tiefe in der eigentlichen Kernaufgabe, wie schnell eine Person ohne Fachausbildung produktiv wird, und die Qualität des deutschsprachigen Supports.
Preise stammen aus den Preisseiten der Anbieter selbst, nicht aus Sekundärquellen, und in die Noten fließen geprüfte Bewertungen von Menschen ein, die täglich mit den Programmen arbeiten. Wir küren bewusst nicht einen einzigen Sieger: Was für einen Betrieb mit zehn Personen richtig ist, ist es für zweihundert selten. Jeder Eintrag trägt deshalb seinen Einstiegspreis, seine aktuelle Note und einen klaren Hinweis darauf, für wen er passt und wo er an Grenzen stößt. Wo wir an einem Link verdienen, steht das dabei, an der Reihenfolge dieser Liste ändert es nichts.
Die besten Optionen im Ranking
1. Lexware Office (lexoffice)
Lexware Office deckt beide Richtungen ab und ist damit für einen kleinen Betrieb die pragmatischste Antwort auf die Pflicht. Eingehende XRechnungen werden erkannt und verbucht, statt als unlesbare XML-Datei im Postfach zu liegen.
Was Sie bekommen: Cloud-Buchhaltung von Haufe-Lexware für Selbstständige und kleine Betriebe, mit ELSTER-Übermittlung und DATEV-Export für die Steuerkanzlei. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Die Tarife reichen von S zu 7,90 €, M zu 12,90 €, L zu 21,90 € und XL zu 32,90 € pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.
Warum wir es empfehlen:
- Direkte ELSTER-Übermittlung
- DATEV-Export für die Steuerkanzlei
- Belegerkennung mit Vorkontierung
Zu bedenken: der Versand liegt je nach Tarif nicht in der Einstiegsstufe.
Zum ausführlichen Test von Lexware Office (lexoffice) →
2. sevDesk
sevDesk beherrscht ebenfalls beide Richtungen. In Verbindung mit der starken Belegerkennung ist das für Betriebe mit hohem Rechnungsaufkommen die zeitsparendere Kombination.
Was Sie bekommen: Cloud-Buchhaltung aus Offenburg für Selbstständige und kleine Unternehmen, mit automatischer Belegerkennung, ELSTER-Anbindung und DATEV-Export. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Die Tarife reichen von Kostenlos zu kostenlos, Rechnung zu 11,90 €, Buchhaltung zu 25,90 € und Buchhaltung Pro zu 34,90 € pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.
Warum wir es empfehlen:
- Starke automatische Belegerkennung
- ELSTER-Übermittlung direkt aus dem Programm
- Wechsel von EÜR zur Bilanz ohne Produktwechsel
Zu bedenken: die Tarifstufen sind auch hier vor Abschluss genau zu prüfen.
Zum ausführlichen Test von sevDesk →
3. weclapp
Wenn Rechnungen aus einem Auftragsprozess entstehen statt einzeln geschrieben zu werden, gehört die E-Rechnung in die Warenwirtschaft. weclapp löst das in beide Richtungen und behält die Verbindung zum Auftrag und zum Lager.
Was Sie bekommen: Deutsche Cloud-Warenwirtschaft mit CRM, Auftragsabwicklung, Lager und Buchhaltung, mit GoBD-Ausrichtung und DATEV-Anbindung. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Der Preis wird nicht veröffentlicht, sondern auf Basis Ihrer Anforderungen angeboten. Rechnen Sie mit einem Angebot vom Anbieter oder einem Partner.
Warum wir es empfehlen:
- CRM, Warenwirtschaft und Buchhaltung in einem Datenbestand
- DATEV-Anbindung und GoBD-Ausrichtung
- Hosting in Deutschland
Zu bedenken: eine Warenwirtschaft ist ein Einführungsprojekt, kein Nachmittag.
Zum ausführlichen Test von weclapp →
4. Xentral
Im Mehrkanalhandel entstehen Rechnungen in großer Zahl und automatisiert. Xentral bringt die E-Rechnung dorthin, wo die Aufträge ohnehin zusammenlaufen.
Was Sie bekommen: ERP aus Augsburg mit Schwerpunkt auf E-Commerce, Lager und Versandabwicklung, mit DATEV-Anbindung. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Der Preis wird nicht veröffentlicht, sondern auf Basis Ihrer Anforderungen angeboten. Rechnen Sie mit einem Angebot vom Anbieter oder einem Partner.
Warum wir es empfehlen:
- Für Mehrkanalhandel und Fulfillment gebaut
- Bestandsführung über alle Verkaufskanäle
- DATEV-Anbindung für die Steuerkanzlei
Zu bedenken: für reine Dienstleister ohne Warenströme ist es die falsche Produktkategorie.
Zum ausführlichen Test von Xentral →
5. SAP Business One
Für Unternehmen mit komplexer Fertigung, internationalen Verflechtungen oder Konzernberichtspflichten ist die E-Rechnung nur ein Baustein von vielen, und SAP Business One deckt sie im Rahmen eines vollständigen ERP ab.
Was Sie bekommen: ERP-System von SAP für kleinere und mittlere Unternehmen: Finanzen, Einkauf, Lager, Produktion und Vertrieb in einem System. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Der Preis wird nicht veröffentlicht, sondern auf Basis Ihrer Anforderungen angeboten. Rechnen Sie mit einem Angebot vom Anbieter oder einem Partner.
Warum wir es empfehlen:
- Sehr breiter und tiefer Funktionsumfang
- Für internationale Strukturen ausgelegt
- Starke Auswertungsschicht
Zu bedenken: Kosten und Einführungsaufwand liegen deutlich über den Cloud-Wettbewerbern.
Zum ausführlichen Test von SAP Business One →Vergleich auf einen Blick
So schneidet die engere Auswahl ab, wofür sich das Produkt am besten eignet, der Einstiegspreis netto und die aktuelle Note auf Prüfstand.
| Software | Am besten für | Einstiegspreis | Note |
|---|---|---|---|
| Lexware Office (lexoffice) | Empfang und Versand, für Kleinbetriebe | Ab 7,90 € / Monat | Neu |
| sevDesk | Empfang und Versand, mit starker Belegerkennung | Ab 11,90 € / Monat | Neu |
| weclapp | Beste Wahl mit Warenwirtschaft | Preis auf Anfrage | Neu |
| Xentral | Beste Wahl für den Onlinehandel | Preis auf Anfrage | Neu |
| SAP Business One | Beste Wahl für größere Strukturen | Preis auf Anfrage | Neu |
Womit sollten Sie rechnen?
Cloud-Buchhaltung für ein kleines deutsches Unternehmen bewegt sich üblicherweise im niedrigen bis mittleren zweistelligen Eurobereich pro Monat, netto und zzgl. 19 % MwSt. Einstiegstarife decken Rechnungsstellung und EÜR ab, mittlere Stufen bringen doppelte Buchführung, Bankanbindung und den DATEV-Export, und obere Stufen ergänzen Lager, Mehrwährungsfähigkeit oder mehrere Mandanten.
Die Zahl, auf die es ankommt, ist nicht der beworbene Einstiegspreis, sondern der Tarif, in dem die Funktionen liegen, die Sie tatsächlich brauchen, bei praktisch allen Anbietern hängen DATEV-Export und doppelte Buchführung an einer höheren Stufe. Rechnen Sie außerdem die Kosten der Steuerkanzlei mit: Eine Software, die der Kanzlei Arbeit abnimmt, kann sich über deren Rechnung bezahlt machen, auch wenn sie im Abonnement teurer ist.
Unser Fazit
Prüfen Sie zuerst den Empfang, denn das ist die Pflicht, die bereits gilt. Öffnen Sie dazu keine Produktbroschüre, sondern testen Sie es: Lassen Sie sich eine XRechnung schicken und sehen Sie nach, ob Ihr Programm daraus einen verbuchbaren Vorgang macht oder eine XML-Datei im Anhang.
Beim Versand haben Sie je nach Umsatz noch Zeit, aber weniger, als es scheint. Die Umstellung berührt Rechnungsvorlagen, Stammdaten und die Frage, ob Ihre Kunden die Formate annehmen können. Wer das erst kurz vor der Frist angeht, macht es unter Druck.
Das Fazit
Der Empfang ist seit dem 1. Januar 2025 Pflicht und damit kein Projekt mehr, sondern ein Versäumnis, wenn es fehlt. Der Versand kommt gestaffelt, und die Erfahrung mit dem Empfang zeigt: Wer erst im Dezember anfängt, hat im Januar ein Problem. Prüfen Sie bei Ihrem Programm getrennt, ob es empfangen und ob es versenden kann, das sind zwei verschiedene Fähigkeiten, und viele Produkte beherrschen nur die erste. Wenn Sie ohnehin über einen Wechsel nachdenken, ist die E-Rechnung der bessere Anlass als das Jahresende.
Häufige Fragen
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung im Sinne der Pflicht ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung, kein Datensatz. Zulässig sind in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.x im Profil EN 16931.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist reines XML, für Menschen ohne Hilfsmittel nicht lesbar, für Maschinen ideal. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein normales PDF, in das dieselben Daten als XML eingebettet sind. Sie können es also ansehen wie gewohnt, und Ihre Software liest zugleich die strukturierten Daten. Beide erfüllen die Anforderung.
Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?
Der Empfang ist seit dem 1. Januar 2025 Pflicht. Die Versandpflicht greift gestaffelt: zunächst für Unternehmen ab einer bestimmten Umsatzschwelle, danach für alle übrigen. Die konkrete Frist hängt an Ihrem Vorjahresumsatz, klären Sie sie mit Ihrer Steuerkanzlei, das ist genau die Frage, für die sie da ist.
Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Für den Empfang gilt sie grundsätzlich für alle inländischen Unternehmen im B2B-Geschäft, auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Beim Versand gibt es Erleichterungen und Ausnahmen, unter anderem für Kleinbetragsrechnungen. Lassen Sie Ihren Fall von der Kanzlei prüfen, statt sich auf eine allgemeine Aussage zu verlassen.
Muss ich E-Rechnungen besonders archivieren?
Ja. Es gilt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist, und maßgeblich ist der strukturierte Datensatz, nicht ein Ausdruck oder eine Bildschirmansicht. Eine GoBD-konforme, unveränderbare Ablage ist damit keine Kür mehr.
Die Preise wurden am 10. August 2026 gegen die deutschen Preisseiten der Anbieter geprüft und verstehen sich netto, zzgl. 19 % MwSt., sofern nicht anders angegeben. Anbieter ändern Preise ohne Vorankündigung, prüfen Sie den aktuellen Betrag vor dem Kauf auf der Seite des Anbieters. Mit Sternchen (*) markierte Links sind Affiliate-Links: Kaufen Sie darüber, erhalten wir eine Provision. Für Sie ändert sich der Preis dadurch nicht, und an den Noten und der Reihenfolge dieser Liste ändert es ebenfalls nichts.
