Agenturen und Dienstleister haben eine Anforderung, die generische Aufgabenverwaltung nicht abdeckt: Die erfasste Zeit ist nicht nur Dokumentation, sie ist die Grundlage der Rechnung. Ein Werkzeug, in dem Aufgaben und Zeiten getrennt leben, erzeugt jeden Monat Übertragungsarbeit und jeden Monat Streit über Zahlen.
Der zweite Punkt ist die Auslastung. Wer verkauft, muss wissen, ob das Team den Auftrag in den nächsten Wochen überhaupt leisten kann. Diese Frage in einer Tabelle zu beantworten, funktioniert bis etwa zehn Personen und danach nicht mehr.
Worauf Sie bei Projektmanagement-Software achten sollten
Klären Sie zuerst, welche Art von Projekten Sie führen. Agenturen und Dienstleister brauchen Aufgaben, Auslastung und Zeiterfassung an der Aufgabe, weil daraus die Rechnung entsteht. Bau, Anlagenbau und geförderte Projekte brauchen dagegen einen Projektstrukturplan mit Phasen und Arbeitspaketen, weil der Fortschritt nachgewiesen werden muss. Werkzeuge, die das eine gut können, können das andere selten.
Der zweite Punkt ist auch hier der Datenstandort. In Projekten liegen Kundendaten, Angebote und Kalkulationen; ein Hosting in Deutschland samt Auftragsverarbeitungsvertrag verkürzt die Diskussion mit Datenschutzbeauftragten und Betriebsrat erheblich.
Und prüfen Sie die Zeiterfassung doppelt: Seit dem Arbeitszeiturteil ist sie für Arbeitgeber ohnehin Pflicht, und ein Werkzeug, das sie mitbringt, erspart Ihnen ein zweites System.
Wie wir geprüft haben
Bewertet wurde an dem, was in einem deutschen Unternehmen tatsächlich über die Eignung entscheidet: der vom Anbieter veröffentlichte Preis in Euro (netto, zzgl. 19 % MwSt.), die Abdeckung der gesetzlichen Pflichten. GoBD, Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER, E-Rechnung nach XRechnung und ZUGFeRD, im Lohnbereich DEÜV und eAU, die Anbindung an DATEV, die Tiefe in der eigentlichen Kernaufgabe, wie schnell eine Person ohne Fachausbildung produktiv wird, und die Qualität des deutschsprachigen Supports.
Preise stammen aus den Preisseiten der Anbieter selbst, nicht aus Sekundärquellen, und in die Noten fließen geprüfte Bewertungen von Menschen ein, die täglich mit den Programmen arbeiten. Wir küren bewusst nicht einen einzigen Sieger: Was für einen Betrieb mit zehn Personen richtig ist, ist es für zweihundert selten. Jeder Eintrag trägt deshalb seinen Einstiegspreis, seine aktuelle Note und einen klaren Hinweis darauf, für wen er passt und wo er an Grenzen stößt. Wo wir an einem Link verdienen, steht das dabei, an der Reihenfolge dieser Liste ändert es nichts.
Die besten Optionen im Ranking
1. awork
awork kommt aus Hamburg und ist erkennbar von Menschen gebaut, die selbst in Agenturen gearbeitet haben. Aufgaben, Zeiterfassung und Auslastung liegen im selben Werkzeug, und die Auslastungsplanung sitzt im Produkt statt in einer Nebentabelle. Genau das unterscheidet es von den internationalen Aufgabenverwaltern.
Was Sie bekommen: Deutsches Projektmanagement mit Aufgaben, Zeitplanung, Auslastung und integrierter Zeiterfassung, gehostet in Deutschland. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Der Preis wird nicht veröffentlicht, sondern auf Basis Ihrer Anforderungen angeboten. Rechnen Sie mit einem Angebot vom Anbieter oder einem Partner.
Warum wir es empfehlen:
- Auslastungsplanung im Produkt statt in einer Tabelle
- Zeiterfassung direkt an der Aufgabe
- Hosting in Deutschland mit AVV
Zu bedenken: für klassisches Projektcontrolling mit Phasen und Meilensteinen ist es nicht gedacht.
Zum ausführlichen Test von awork →
2. factro
factro bringt den Projektstrukturplan als eigene Ansicht mit, was im deutschen Projektverständnis mehr wiegt als jede Kanban-Spalte. Wer Projekte in Phasen und Arbeitspakete gliedert und den Fortschritt nachweisen muss, findet hier die passende Denkweise.
Was Sie bekommen: Deutsches Projektmanagement mit Projektstrukturplan, Gantt-Ansicht, Aufgabenverwaltung und Zeiterfassung. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Der Preis wird nicht veröffentlicht, sondern auf Basis Ihrer Anforderungen angeboten. Rechnen Sie mit einem Angebot vom Anbieter oder einem Partner.
Warum wir es empfehlen:
- Projektstrukturplan als eigene Ansicht
- Dauerhaft kostenlose Stufe für kleine Teams
- Hosting in Deutschland
Zu bedenken: die Oberfläche ist funktionaler als schön, und der Einstieg dauert länger.
Zum ausführlichen Test von factro →
3. Stackfield
Stackfield hostet in Deutschland und verschlüsselt Inhalte Ende zu Ende. Für Agenturen, die für Kunden aus dem Gesundheitswesen, dem öffentlichen Sektor oder der Rechtsberatung arbeiten, ist das regelmäßig das Kriterium, an dem die Auswahl entschieden wird.
Was Sie bekommen: Deutsches Werkzeug für Projekte, Aufgaben und Teamkommunikation, mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Hosting in Deutschland. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Der Preis wird nicht veröffentlicht, sondern auf Basis Ihrer Anforderungen angeboten. Rechnen Sie mit einem Angebot vom Anbieter oder einem Partner.
Warum wir es empfehlen:
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
- Hosting in Deutschland, auch On-Premise
- Projekte und Kommunikation in einem Werkzeug
Zu bedenken: der Funktionsumfang bei Auslastung bleibt hinter awork zurück.
Zum ausführlichen Test von Stackfield →Vergleich auf einen Blick
So schneidet die engere Auswahl ab, wofür sich das Produkt am besten eignet, der Einstiegspreis netto und die aktuelle Note auf Prüfstand.
| Software | Am besten für | Einstiegspreis | Note |
|---|---|---|---|
| awork | Beste Wahl für Agenturen | Preis auf Anfrage | Neu |
| factro | Beste Struktur bei Projekten mit Nachweis | Preis auf Anfrage | Neu |
| Stackfield | Beste Wahl bei sensiblen Kundendaten | Preis auf Anfrage | Neu |
Womit sollten Sie rechnen?
Projektmanagement-Werkzeuge werden pro Nutzer und Monat bepreist und liegen im niedrigen zweistelligen Eurobereich; mehrere deutsche Anbieter haben eine dauerhaft kostenlose Stufe für kleine Teams. Zeiterfassung und Auslastungsplanung hängen bei einigen Anbietern an einer höheren Stufe, prüfen Sie das, wenn Sie danach abrechnen.
Der eigentliche Kostenfaktor ist nicht das Abonnement, sondern die Einführung im Team. Ein Werkzeug, das nach zwei Wochen niemand mehr öffnet, ist unabhängig vom Preis die teuerste Variante.
Unser Fazit
Für die klassische Agentur ist awork die passendste Wahl, weil Auslastung und Abrechnung zusammengedacht sind. Arbeiten Sie in Projekten mit Nachweispflicht, etwa gefördert oder im Bau, ist factro strukturell näher an Ihrer Realität.
Führen Sie die Zeiterfassung von Anfang an verbindlich ein, nicht als Angebot. Der häufigste Grund, warum Agenturen ihre Projektrentabilität nicht kennen, ist nicht das fehlende Werkzeug, sondern lückenhaft erfasste Zeiten. Ein Werkzeug behebt das nicht, eine Vereinbarung im Team schon.
Häufige Fragen
Reicht ein allgemeines Aufgabenwerkzeug für eine Agentur?
Für die reine Aufgabenverwaltung ja. Sobald aus erfassten Stunden Rechnungen entstehen und Auslastung geplant werden muss, fehlen den generischen Werkzeugen genau die beiden Funktionen, auf die es ankommt.
Deckt Projektsoftware die gesetzliche Arbeitszeiterfassung ab?
Teilweise. Projektzeiterfassung erfasst Zeit je Aufgabe, die gesetzliche Pflicht verlangt Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit. Manche Werkzeuge decken beides ab, andere nicht. Prüfen Sie das ausdrücklich, sonst brauchen Sie ein zweites System.
Wie bekomme ich das Team dazu, Zeiten zu erfassen?
Indem die Erfassung dort passiert, wo ohnehin gearbeitet wird, also an der Aufgabe, und indem die Auswertung dem Team etwas zurückgibt, etwa realistischere Planung statt Kontrolle. Erfassung, die nur nach oben berichtet, wird ausgehöhlt.
Die Preise wurden am 13. August 2026 gegen die deutschen Preisseiten der Anbieter geprüft und verstehen sich netto, zzgl. 19 % MwSt., sofern nicht anders angegeben. Anbieter ändern Preise ohne Vorankündigung, prüfen Sie den aktuellen Betrag vor dem Kauf auf der Seite des Anbieters. Mit Sternchen (*) markierte Links sind Affiliate-Links: Kaufen Sie darüber, erhalten wir eine Provision. Für Sie ändert sich der Preis dadurch nicht, und an den Noten und der Reihenfolge dieser Liste ändert es ebenfalls nichts.
