Die Lohnabrechnung ist die Aufgabe im Betrieb mit dem ungünstigsten Verhältnis von Aufwand zu Sichtbarkeit: Läuft sie, merkt es niemand. Läuft sie nicht, merken es alle, und zwar sofort. Dazu kommt ein Haftungsrisiko, das bei den meisten anderen Verwaltungsaufgaben schlicht nicht besteht.
Die Frage ist deshalb selten, welches Programm die längste Funktionsliste hat, sondern ob Sie überhaupt selbst abrechnen sollten. Wir haben die relevanten Produkte an den gesetzlichen Pflichten geprüft. Lohnsteuer-Anmeldung, Beitragsnachweise, DEÜV-Meldeverfahren, eAU-Abruf und A1-Bescheinigung, und ordnen ein, ab welcher Größe sich der eigene Betrieb rechnet.
Worauf Sie bei Lohnabrechnungssoftware achten sollten
Die gesetzlichen Pflichten sind hier die Eintrittskarte, nicht das Unterscheidungsmerkmal. Jedes ernstzunehmende Produkt muss die Lohnsteuer-Anmeldung an ELSTER übermitteln, Beitragsnachweise zur Sozialversicherung erzeugen, am DEÜV-Meldeverfahren teilnehmen, die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) abrufen und zum Jahreswechsel rechtzeitig aktualisiert sein. Fehlt eines davon, ist das Produkt keine Option.
Die eigentliche Entscheidung ist, wer abrechnet. Übernimmt die Steuerkanzlei, richtet sich die Wahl faktisch nach deren System. Rechnen Sie im Haus ab, entscheidet, wie viel Fachwissen die Person mitbringt: Fachprogramme sind mächtiger und verlangen Kenntnisse, zugänglichere Produkte nehmen mehr ab und stoßen bei Sonderfällen früher an Grenzen.
Prüfen Sie die Sonderfälle konkret an Ihrem Betrieb: Baulohn, Schichtzuschläge, Kurzarbeit, Pfändungen, Mehrfachbeschäftigung, betriebliche Altersvorsorge und, bei Entsendungen ins EU-Ausland, die A1-Bescheinigung. Genau dort trennt sich das Feld.
Wie wir geprüft haben
Bewertet wurde an dem, was in einem deutschen Unternehmen tatsächlich über die Eignung entscheidet: der vom Anbieter veröffentlichte Preis in Euro (netto, zzgl. 19 % MwSt.), die Abdeckung der gesetzlichen Pflichten. GoBD, Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER, E-Rechnung nach XRechnung und ZUGFeRD, im Lohnbereich DEÜV und eAU, die Anbindung an DATEV, die Tiefe in der eigentlichen Kernaufgabe, wie schnell eine Person ohne Fachausbildung produktiv wird, und die Qualität des deutschsprachigen Supports.
Preise stammen aus den Preisseiten der Anbieter selbst, nicht aus Sekundärquellen, und in die Noten fließen geprüfte Bewertungen von Menschen ein, die täglich mit den Programmen arbeiten. Wir küren bewusst nicht einen einzigen Sieger: Was für einen Betrieb mit zehn Personen richtig ist, ist es für zweihundert selten. Jeder Eintrag trägt deshalb seinen Einstiegspreis, seine aktuelle Note und einen klaren Hinweis darauf, für wen er passt und wo er an Grenzen stößt. Wo wir an einem Link verdienen, steht das dabei, an der Reihenfolge dieser Liste ändert es nichts.
Die besten Optionen im Ranking
1. DATEV Lohn und Gehalt
Bei Sonderfällen trägt DATEV Lohn und Gehalt weiter als fast jedes andere Produkt: Kurzarbeit, Pfändungen, Mehrfachbeschäftigung, betriebliche Altersvorsorge, Baulohn. Gesetzesänderungen kommen zuverlässig zum Stichtag, was in dieser Kategorie mehr wert ist als jede Oberfläche.
Was Sie bekommen: Die Lohnabrechnung der DATEV eG, überwiegend über die Steuerkanzlei genutzt. Deckt Lohnsteuer, Sozialversicherung und das DEÜV-Meldeverfahren vollständig ab. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Der Preis wird nicht veröffentlicht, sondern auf Basis Ihrer Anforderungen angeboten. Rechnen Sie mit einem Angebot vom Anbieter oder einem Partner.
Warum wir es empfehlen:
- Deckt auch Sonderfälle der Lohnabrechnung ab
- Gesetzesänderungen zuverlässig zum Stichtag
- Nahtlos mit der Steuerkanzlei
Zu bedenken: ohne Kenntnisse in der Lohnabrechnung ist das Programm nicht sinnvoll bedienbar, das ist Auslegung, nicht Versäumnis.
Zum ausführlichen Test von DATEV Lohn und Gehalt →
2. Lexware lohn+gehalt
Lexware lohn+gehalt richtet sich an Betriebe, die selbst abrechnen, typischerweise zwischen fünf und fünfzig Mitarbeitenden. Die gesetzlichen Pflichtvorgänge sind vollständig da, und die Führung durch den monatlichen Lauf ist deutlich zugänglicher.
Was Sie bekommen: Lohnabrechnungssoftware von Haufe-Lexware für kleine und mittlere Betriebe, die selbst abrechnen wollen. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Der Preis wird nicht veröffentlicht, sondern auf Basis Ihrer Anforderungen angeboten. Rechnen Sie mit einem Angebot vom Anbieter oder einem Partner.
Warum wir es empfehlen:
- Für die Abrechnung im eigenen Haus ausgelegt
- Gesetzesänderungen über Updates
- Zugänglicher als reine Fachprogramme
Zu bedenken: bei Baulohn und ungewöhnlichen Zuschlagskonstellationen stößt man früher an Grenzen als bei DATEV.
Zum ausführlichen Test von Lexware lohn+gehalt →
3. Personio
Personio bereitet die Lohnabrechnung vor und übergibt an Kanzlei oder Abrechnungssystem. Für Unternehmen, die Stammdaten, Abwesenheiten und Zeiterfassung ohnehin digital führen wollen, ist das der sinnvolle Zwischenschritt, nicht die Abrechnung selbst.
Was Sie bekommen: HR-Software für den Mittelstand: digitale Personalakte, Abwesenheiten, Zeiterfassung, Bewerbermanagement und vorbereitende Lohnabrechnung. Das Produkt ist neu im Verzeichnis und trägt deshalb noch keine Nutzernote.
Preis: Der Preis wird nicht veröffentlicht, sondern auf Basis Ihrer Anforderungen angeboten. Rechnen Sie mit einem Angebot vom Anbieter oder einem Partner.
Warum wir es empfehlen:
- Vorbereitende Lohnabrechnung für Kanzlei oder Abrechnungssystem
- Zeiterfassung nach dem Arbeitszeiturteil
- Bewerbermanagement bereits enthalten
Zu bedenken: es rechnet nicht selbst ab, wer das erwartet, kauft die falsche Produktkategorie.
Zum ausführlichen Test von Personio →Vergleich auf einen Blick
So schneidet die engere Auswahl ab, wofür sich das Produkt am besten eignet, der Einstiegspreis netto und die aktuelle Note auf Prüfstand.
| Software | Am besten für | Einstiegspreis | Note |
|---|---|---|---|
| DATEV Lohn und Gehalt | Der fachliche Maßstab | Preis auf Anfrage | Neu |
| Lexware lohn+gehalt | Beste Wahl für die eigene Abrechnung | Preis auf Anfrage | Neu |
| Personio | Beste Vorbereitung, keine Abrechnung | Preis auf Anfrage | Neu |
Womit sollten Sie rechnen?
Lohnabrechnung wird fast immer nach Anzahl der Abrechnungen bepreist: eine Grundgebühr plus ein Betrag je abgerechneter Person und Monat. Der beworbene Grundpreis enthält oft nur eine Handvoll Mitarbeitende, deshalb rechnen Sie mit Ihrer echten Kopfzahl statt mit der Schlagzeile.
Die Alternative ist die Abrechnung durch die Steuerkanzlei, die je Abrechnung abrechnet. Für kleine Betriebe ist das häufig günstiger als eine eigene Lizenz plus die Zeit der Person, die sie bedient, und es verlagert das Haftungsrisiko. Rechnen Sie beide Wege durch, bevor Sie sich für die eigene Abrechnung entscheiden.
Unser Fazit
Bis etwa zehn Mitarbeitende gibt es selten ein gutes Argument gegen die Kanzlei. Sie zahlen je Abrechnung, dafür trägt die Kanzlei die Pflicht zur Aktualität und einen Teil des Risikos. Rechnen Sie ehrlich die Stunden mit, die eine eigene Abrechnung im Haus kostet, dann verschiebt sich die Rechnung deutlich.
Zwischen zehn und fünfzig Mitarbeitenden wird es zur echten Abwägung, und ab etwa fünfzig lohnt sich die eigene Abrechnung meist. Entscheidend ist dann aber nicht die Software, sondern ob Sie eine Person haben, die Lohnabrechnung wirklich beherrscht, und die auch in den ersten Januartagen verfügbar ist.
Das Fazit
Bis etwa zehn Mitarbeitende rechnet sich die Kanzlei fast immer, nicht wegen des Preises allein, sondern weil sie das Haftungsrisiko und die Pflicht zur Aktualität mitträgt. Zwischen zehn und fünfzig wird es zur Rechenaufgabe, in der die Zeit Ihrer Lohnbuchhaltung der größte Posten ist. Darüber lohnt sich die eigene Abrechnung meist. Entscheidend ist weniger die Software als die Frage, ob Sie eine Person haben, die Lohnabrechnung wirklich kann, und die auch im Januar da ist.
Häufige Fragen
Was ist das DEÜV-Meldeverfahren?
DEÜV steht für die Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung. Sie regelt die elektronischen Meldungen der Arbeitgeber an die Sozialversicherung: An- und Abmeldungen, Jahresmeldungen, Unterbrechungen. Jedes ernstzunehmende Lohnprogramm muss daran teilnehmen, fehlt das, ist es keine Option.
Was bedeutet eAU?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Seit der Umstellung holen Arbeitgeber die Krankmeldung elektronisch bei der Krankenkasse ab, statt auf den gelben Zettel zu warten. Ihr Lohnprogramm sollte diesen Abruf können, sonst telefonieren Sie weiterhin hinterher.
Wann brauche ich eine A1-Bescheinigung?
Bei jeder vorübergehenden Tätigkeit von Mitarbeitenden in einem anderen EU-Staat, auch bei einer eintägigen Dienstreise oder Montage. Sie bescheinigt, dass die Person weiterhin dem deutschen Sozialversicherungsrecht unterliegt. Wenn Sie Personal ins Ausland schicken, ist das ein Ausschlusskriterium bei der Softwareauswahl.
Was kostet Lohnabrechnungssoftware?
Üblich ist eine Grundgebühr plus ein Betrag je abgerechneter Person und Monat. Der beworbene Grundpreis enthält oft nur wenige Mitarbeitende, rechnen Sie mit Ihrer tatsächlichen Kopfzahl. Vergleichen Sie das Ergebnis mit dem Angebot Ihrer Kanzlei, die ebenfalls je Abrechnung kalkuliert.
Wer haftet bei einem Fehler in der Lohnabrechnung?
Der Arbeitgeber. Das ist der Punkt, den Software nicht ändert: Sie nimmt Ihnen die Arbeit ab, nicht die Verantwortung. Rechnet die Kanzlei ab, verschiebt sich ein Teil des Risikos, und genau das ist bei kleinen Betrieben oft das stärkere Argument als der Preis.
Die Preise wurden am 10. August 2026 gegen die deutschen Preisseiten der Anbieter geprüft und verstehen sich netto, zzgl. 19 % MwSt., sofern nicht anders angegeben. Anbieter ändern Preise ohne Vorankündigung, prüfen Sie den aktuellen Betrag vor dem Kauf auf der Seite des Anbieters. Mit Sternchen (*) markierte Links sind Affiliate-Links: Kaufen Sie darüber, erhalten wir eine Provision. Für Sie ändert sich der Preis dadurch nicht, und an den Noten und der Reihenfolge dieser Liste ändert es ebenfalls nichts.
